Важность своевременного уничтожение архивных документов(2018г)

Содержание

Правильное уничтожение документов

Правильное уничтожение документовДокументы с течением времени теряют свою значимость и актуальность. Хранить их все невозможно, поэтому периодически от них нужно избавляться. Помимо нехватки места, сложности возникают с поиском документа, с их обработкой, ориентированием в пространстве архива и других помещений.

Хорошо, если в организации есть архивист, который способен разобрать документы по срокам хранения, правильно отобрать те, которые нужно уничтожить и провести процедуру уничтожения документов.

Давайте вместе разберемся как это сделать без ошибок с первого раза.

Как облегчить процедуру уничтожения документов?

Если в организации все это делается, процедура уничтожения документов не займет много времени. Если нет, то будет сложнее. Нужно составить номенклатуру дел, определить сроки хранения документов, распределить документы по делам, составить внутренние описи к документам. После проведения этой работы станет понятно какие документы подлежат уничтожению.

Каким нормативным документом определяются сроки хранения документов?

Сроки хранения документов с 2000 до 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Сроки хранения документов с 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Порядок уничтожения документов:

    1. . Она устанавливает окончание срока хранения документов, готовит акт о выделении документов на уничтожение и на его основании подготавливает документы.
    2. , у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале следует проводить полистную проверку дел, чтобы исключить уничтожение нужных документов. На практике проведите хотя бы выборочную проверку, просматривая первые и последние даты документов в деле, ценность самих документов.
    3. , у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале дела структурных подразделений отбирают делопроизводители отделов и приносят работнику архива. Он проводит контрольную проверку дел.
    4. . Чтобы правильно подготовить акт, выделите дела с одинаковым наименованием, посчитайте количество каждого, затем в акте указываем крайние даты дел (первое и последнее). Расположение дел в акте — как в номенклатуре дел организации. Перед уничтожением проследите, чтобы дела совпадали с количеством дел в акте.

Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

Срок хранения акта о выделении документов к уничтожению — постоянно.

Затем дела передаются на уничтожение. Организация может справиться самостоятельно с небольшим объемом документов. Для больших объемов нанимают , куда передают дела по накладной. После ликвидации документов необходимо оформить акт уничтожения документов.

Его оформляет организация, уничтожившая документы.

Акт составляется произвольно, но в нем в обязательном порядке фиксируется состав комиссии, проводившей уничтожение документов, дата, затем акт подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации, проводившей уничтожение.

Специализированные на уничтожении документов организации предоставляют такие функции, как запись на видео процесса уничтожения документов, присутствие лиц организации во время процедуры, оформление акта уничтожения, документы утилизируют вместе со скрепками, файлами и папками.

Способы уничтожения документов  — это шредирование и сжигание. уничтожаются путем перезаписи на жестком диске, электромагнитным излучением, физическим уничтожением носителя информации.

Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

Источник: http://www.docdelo.ru/2016/08/pravilnoe-unichtojenie-documentov.html

Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению

В процессе деятельности любая организация, независимо от формы собственности и вида деятельности, «обрастает «огромным количеством документов, содержащих различную по ценности информацию. Большинство этой информации утрачивает свою ценность через некоторое время.

С каждым годом количество таких, утративших свою значимость, документов только увеличивается, под их хранение требуется выделение больших по площади и специально-оборудованных помещений.

В связи с этим возникает необходимость выделить и уничтожить документы с истекшим сроком хранения.

Для того чтобы уничтожить документы с истекшими сроками хранения необходимо выполнить следующие виды работ

  1. Выделить дела, документы, которые подлежит уничтожению.
  2. Утвердить акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.
  3. Передать дела, документы на уничтожение.

Этап 1. Выделение дел идокументов, подлежащих уничтожению

Выделение дел и документов с истекшими сроками хранения к уничтожению является одной из основных целей проведения экспертизы ценности документов в организации. Экспертиза ценности документов — этоизучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

Важно! Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

–действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;

–типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

Работники службы делопроизводства, ответственные специалисты за делопроизводство в структурных подразделениях организации совместно с экспертной комиссией проводят отбор документов на хранение или уничтожение.

Работы по выделению документов к уничтожению могут также проходить в архиве организации и проводиться работниками архива при проведении экспертизы ценности документов, подлежащих передаче в государственный (муниципальный архив) — для источников комплектования государственных/муниципальных архивов, или в процессе проведения плановых работ по упорядочению дел архивного фонда (для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных муниципальных архивов)/

Важно! Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются постоянно действующие центральные экспертных комиссии (ЦЭК).

Внимание!

Основным нормативным документом для определения сроков хранения документации является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Объектами процесса уничтожения дел, документов являются:

– дела с истекшими сроками хранения, находящиеся в структурных подразделениях организации, а также документы с истекшими сроками хранения, в том числе копии документов, изъятые из дел, подлежащих передаче в архив организации;

– дела временных сроков хранения (свыше 10 лет), сроки хранения которых истекли, сформированные, описанные и учтенные в годовых разделах описей дел, документы в архиве организации.

Важно! При выделении дел к уничтожению в делопроизводстве необходимо просмотреть номенклатуры дел более ранних лет для выделения к уничтожению дел за соответствующие годы, хранящихся в делопроизводстве.

Выделение дел, документов к уничтожению в делопроизводстве осуществляется работником структурного подразделения, который должен выполнить следующие действия:

  1. произвести отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
  2. осуществить выделение (на основе просмотра номенклатуры дел года, за который сдаются дела) дел с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению, учитывая отметки в номенклатуре дел организации (например, «до минования надобности «(«ДМН «), «при условии проведения (завершения) ревизии «и др.);
  3. изъять по результатам полистного просмотра дел, передаваемых в архив организации (дела с постоянным и долговременным сроком хранения), копии документов, а также документы, срок хранения которых истек.

Важно! Дела с отметкой «ЭПК «подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Отметка «ЭПК «означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно «.

Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела. Остальные документы с отметкой «ЭПК «включаются в акт на уничтожение.

При этом отметка «ЭПК «в акте не указывается.

Этап 2. Порядок составления акта овыделении куничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

На дела, срок которых истек, составляется акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (далее — акт). Форма акта утверждена приказом Минкультуры России от 31.03.

2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях «.

Подготовка акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в делопроизводстве включает:

  1. подготовку в структурных подразделениях предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  2. подготовку службой делопроизводства проекта акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению всех структурных подразделений организации;
  3. согласование и утверждение акта.

Важно! Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт и располагаются в той последовательности, в которой они внесены в номенклатуру дел организации.

При составлении акта указываются название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения на основании, которого документы выделяются к уничтожению.

Табличная форма акта содержит описание выделенных к уничтожению дел.

Графа 1 «№ п/п «– Порядковый номер в графе 1 ставится арабскими цифрами в валовом порядке, начиная с «1 «.

Графа 2 — «Заголовок дела (групповой заголовок документов) «. В отличие от описей, где каждое дело вносится под самостоятельным номером, заголовки однородных дел в акте допускается вносить под общим заголовком. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Графа 3 «Годы «. Указываются годы самого раннего и позднего дела.

Графа 4 «№ описи «и графа 5 «№ ед. хр. по описи «акта не заполняются.

Важно!

Графа 6 «Количество единиц хранения «. Указывается общее (суммарное) количество дел группы (графа 6 акта).

Графа 7 «Сроки хранения и номера статей по перечню «. Указывается срок хранения дела и номер статьи по перечню, который использовался при выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Графа 8 «Примечание «. Указывается дополнительная информация о делах, подлежащих уничтожению, а именно индекс (индексы) дел по номенклатуре дел (Приложение 1).

После заполнения табличной формы в акте оформляется итоговая запись: цифрами и прописью указывается общее количество единиц хранения, выделенных к уничтожению за определенный период, например: 15 (пятнадцать) ед. хр. за 2007–2012 годы.

В архиве организации дела выделяются к уничтожению работником архива по результатам просмотра годовых разделов описей дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Работник архива организации, выделяющий дела, не подлежащие хранению, к уничтожению, также в рабочем порядке формирует таблицу со списком этих дел для включения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, подписывается сотрудником, который производил экспертизу ценности документов (как правило — сотрудник отдела делопроизводства), затем представляется на согласование ЦЭК (ЭК) организации вместе с годовыми разделами описей дел постоянного срока хранения и по личному составу.

Важно! Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то дела, включенные в акт, могут быть уничтожены, только после утверждения и согласования ЭПК соответствующего архива описей дел постоянного хранения и по личному составу.

После утверждения описей дел постоянного срока хранения ЭПК архивного учреждения в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, вносится запись о том, что годовые разделы описей дел постоянного хранения за эти же годы утверждены, с указанием даты и номера протокола ЭПК.

Совет!

После утверждения ЭПК архивного учреждения годовых разделов описей дел постоянного срока хранения и согласования годовых разделов описей дел по личному составу акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации.

Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждает руководитель организации после составления и утверждения годовых разделов описей дел по личному составу.

Предусмотренная в акте строка о внесении изменений в учетные документы указывается при уничтожении дел в архиве организации (в делопроизводстве отметки об уничтожении дел могут проставляться в итоговой записи номенклатуры дел организации).

При заполнении строки о внесении изменений в учетные документы акт подписывает работник архива, внесший изменения в учетные документы с указанием его должности.

Этап 3. Передача дел, документов на уничтожение

Физическое уничтожение документов может осуществляться только после утверждения руководителем организации годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Передача дел оформляется приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за сохранность документов архива учреждения. В случае необходимости документы могут быть уничтожены также в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов. Данный акт составляется в произвольной форме.

Передача документов на уничтожение фиксируется в заключительной части акта, где указывается количество, сдаваемых на уничтожение единиц хранения документов и их вес.

В случае выбора организацией иного варианта уничтожения дел запись о способе уничтожения в акте должна быть обязательно.

В результате процедуры уничтожения на руках должно остаться несколько документов:

– акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

– накладная, подписывается двумя организациями в случае передачи документов «на сторону «для уничтожения;

– акт об уничтожении документов оформляется обязательно той организацией, которая осуществляла этот процесс (т. е. это может быть как организация, передающая дела на утилизацию, так и сторонняя организация).

Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено. Уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации.

Приложение 1

Пример оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ЧПОУ ТОСПО «ТюмКЭУП»

п/п Заголовок дела (групповой заголовок документов) Годы Номер описи Номер ед. хр. по описи Кол-во ед. хр. Сроки хранения иномера статей по перечню Примечание
02. Секретариат
1 Приказы учреждения по основной деятельности (копии) 2006–2009 6 ДМН,ст. 19 а (прим.) Подлинники в отделе кадров
2 Переписка с другими организациями по вопросу оказания образовательных услуг 2006–2010 7 5 летст. 35 а
3 Положения об учреждении (копии) 2006–2010 1 ДМНст. 50 (прим.) Подлинники в отделе кадров
03. Отдел кадров
4 Графики отпусков 2006–2008 4 1 год, ст. 356
5 Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, автобиографии, заявления, рекомендательные письма) 2006–2009 8 3 годаст. 663
6 Документы управления о командировании работников (служебные задания, отчеты, переписка) 2007–2010 3 5 летст. 669
7 Документы работников учреждения, не вошедшие в состав личных дел (справки, служебные, докладные записки, заявления) 2008–2010 10 5 летст. 665

Итого 39 (тридцать девять) ед.хр. за 2006–2010 годы.

Источник: https://moluch.ru/archive/150/42661/

Уничтожение документов

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.

Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм).

Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы.

Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.

Порядок уничтожения документов

Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Внимание!

Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

Порядок составления акта

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел.

Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ.

Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают.

Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Важно!

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться.

Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа.

Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

  • для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.
  • для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.

Как уничтожить

Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию.

В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес.

Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.

Источник: http://delo-ved.ru/arhiv/hranenie-i-unichtozenie-dokumentov/unichtozenie-dokumentov.html

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

Совет!

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

Источник: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/unichtozhenie_dokumentov_s_istekshimi_srokami_hraneniya_akt/

Порядок уничтожения архивных документов

Home » Библиотека » Стандарты » Система электронного документооборота » Архив » Порядок уничтожения архивных документов

Порядок уничтожения архивных документов

Налоговый кодекс Российской Федерации (далее – НК РФ) установил срок хранения документов, связанных с исчислением и уплатой налогов, в течение трех календарных лет.

Однако существуют специальные сроки хранения документов, установленные другими нормативными актами, которые применяются при осуществлении государственного контроля со стороны Федеральной архивной службы России, внебюджетных фондов и иных уполномоченных органов.

Сроки хранения документов

В соответствии с Федеральным законом ” О бухгалтерском учете” от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела.

Внимание!

Для определения конкретных сроков хранения тех или иных документов, а также порядка их уничтожения применяется Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 года (далее – Перечень).

По истечении установленных действующим законодательством сроков хранения документов в организации они подлежат передаче на хранение в Архивный фонд РФ.

Архивный фонд состоит из двух частей:

– государственной части, обязательной передаче в которую подлежат документы государственных предприятий, учреждений, организаций;

– негосударственной части, где хранятся документы негосударственных организаций (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ и т.п.).

Передача документов в негосударственную часть Архивного фонда РФ не носит обязательного характера и осуществляется на основании соглашения (договора) между органами Федеральной архивной службы России и собственниками документов.

Перечень устанавливает сроки хранения документов для предприятий, учреждений и организаций двух категорий. К первой относятся организации, документы которых поступают в государственную часть Архивного фонда РФ.

Ко второй категории относятся организации, чьи документы составляют негосударственную часть Архивного фонда РФ.

Для организаций, относящихся ко второй категории, установлены следующие сроки хранения документов:

а) бухгалтерские отчеты и балансы организаций:

  • – сводные годовые – 10 лет;
  • – годовые – 10 лет;
  • – квартальные – 3 года;

б) передаточные, разделительные, ликвидационные балансы – 10 лет;

в) лицевые счета рабочих и служащих – 75 лет;

г) учетные регистры (главная книга, журналы-ордера и др.) – 3 года.

Федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда РФ, является Федеральная архивная служба России (Росархив).

Документы государственной части Архивного фонда РФ хранятся в учреждениях Росархива, государственных музеях, библиотеках и т.п. Эти документы, а также справочники к ним предоставляются для пользования всем юридическим и физическим лицам.

Организации, чьи документы отнесены к негосударственной части Архивного фонда РФ, должны своими силами обеспечить их постоянное хранение в специально создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях.

Важно!

Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с органами и учреждениями Росархива.

Следует обратить внимание на то, что документы организаций, образованных в процессе приватизации государственных и муниципальных предприятий, до настоящего времени хранящиеся в этих организациях, являются государственной собственностью.

Такие документы приватизации не подлежат и должны быть сданы на хранение по первому требованию архива.

По запросам органов Росархива организации, хранящие документы негосударственной части Архивного фонда РФ, предоставляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета.

Организации могут передавать документы в собственность государства – на хранение в учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки.

Документы передаются в учреждения Росархива в случае ликвидации организаций при отсутствии правопреемников. В случае реорганизации предприятия собственники документов не обязаны передавать их на хранение в архив.

Однако документы должны быть переданы правопреемнику по передаточному акту или по желанию организации сданы в архив.

Если изменяется собственник или место хранения документов, органы Росархива должны быть поставлены в известность о новом владельце или месте дальнейшего хранения этих документов.

Совет!

В связи с участившимися случаями нарушения архивного законодательства ужесточились требования, предъявляемые регистрирующими органами к учредительным документам. Так, в ряде субъектов Федерации местными органами власти принимаются нормативные акты, обязывающие включать в уставы регистрируемых предприятий обязательства по проведению архивной работы.

В этом случае в уставе организации должно содержаться примерно следующее положение:” Предприятие в целях реализации государственной социальной, экономической и налоговой политики несет ответственность за сохранность документов (управленческих, финансово-хозяйственных, по личному составу и др.

);обеспечивает передачу их в предусмотренных действующим законодательством случаях на государственное хранение. Отсутствие указанных положений в уставах предприятий может рассматриваться как несоответствие учредительных документов требованиям закона, вследствие чего предприятию может быть отказано в государственной регистрации.

В связи с этим при подготовке учредительных документов рекомендуем обращать внимание на нормативные акты местных органов власти.

Порядок уничтожения документов

Для организации работы по уничтожению документов в организациях создаются экспертные комиссии, в состав которых входят сотрудники структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители архивного учреждения.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим передаче в государственные архивы.

Документы, отобранные экспертной комиссией на хранение, описываются. После утверждения описей архивным органом организации разрешается уничтожение документов, которые не подлежат передаче в Архивный фонд. Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

Без согласования с органами Росархива уничтожаются документы, которые не должны сдаваться в архив и практическая надобность в которых отпала, а сроки хранения истекли. Однако если имеется указание органа исполнительной власти о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, направляются для рассмотрения в эту организацию.

Отобранные к уничтожению документы должны быть переданы организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Вторичное использование этих документов запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными.

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой ответственность в установленном законом порядке.

По просьбе собственников документов органы и учреждения Федеральной архивной службы России оказывают методическую помощь организациям в сохранении, комплектовании и использовании архивов. В большинстве субъектов РФ приняты законы или положения об архивных фондах субъектов РФ. В каждом субъекте предусмотрена своя структура архивов.

Однако следует иметь в виду, что архив должен быть зарегистрирован надлежащим образом и наделен соответствующими полномочиями.

Внимание!

Частные структуры, предлагающие свои услуги по уничтожению документов организациям, как правило, не уполномочены совершать подобные действия, и описи на уничтожение документов, заверенные печатью таких предприятий, недействительны.

Ответственность за нарушение порядка хранения и уничтожения документов

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 28 декабря 1998 г. N 1562 ” Об утверждении положения о Федеральной архивной службе России” Росархив наделен функциями контроля за соблюдением сроков хранения документов, относящихся к архивному фонду.

В большинстве субъектов РФ действуют положения и законы, которые наделяют соответствующие органы управления архивным делом (как правило, ведомственные архивы) полномочиями в области применения к организациям мер административной ответственности.

Органы Росархива проверяют выполнение организациями требований законодательства в области архивного дела, обеспечение сохранности, комплектования и использования организациями документов в делопроизводстве.

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах от 7 июля 1993 г. N 5341-1 должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации и республик в составе РФ ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах.

Административная ответственность в субъектах РФ предусматривается различными нормативными актами. Так, в городе Москве действует распоряжение мэра Москвы от 19 октября 1993 г. N 595-РМ ” Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением ” Мосгорархив” за нарушение действующего законодательства по архивному делу” .

Несоблюдение сроков хранения архивных документов влечет за собой взыскание штрафных санкций, налагаемых объединением ” Мосгорархив” на учреждения, предприятия, организации независимо от форм собственности, за нарушение действующего законодательства по архивному делу, установленных правил обеспечения сохранности, упорядочения и использования архивных документов в размере до 70 МРОТ. На практике при совершении организацией двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности.

Уплата штрафа не освобождает предприятие от обязанности устранить нарушение. Наличие специализированных актов, регулирующих вопросы административной ответственности за нарушение архивного законодательства, можно отметить, например, в Омской области и Хабаровском крае. На территории этих субъектов РФ действуют законы об административной ответственности за нарушение архивного законодательства, которые предусматривают в среднем штрафные санкции в размере до 30 МРОТ (Омская область) и до 100 МРОТ (Хабаровский край).

В большинстве регионов административная ответственность предусмотрена положениями или законами об архивных фондах. Так, закон Тюменской области предусматривает наложение штрафных санкций в размере до 50 МРОТ. Положение об архивном фонде Курской области предусматривает наложение штрафных санкций на граждан – до 10 МРОТ;на должностных лиц – до 20 МРОТ.

В некоторых регионах, например в Краснодарском крае, соответствующими законами об архивных фондах не предусмотрено наложение на организации штрафных санкций за несоблюдение архивного законодательства. Если на территории такого субъекта не действует иной нормативный акт, устанавливающий административную ответственность, архивные фонды не вправе налагать штрафы на организации.

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах от 7 июля 1993 г. N 5341-1 государственный контроль за соблюдением законодательства об Архивном фонде РФ и архивах осуществляется помимо органов управления архивным делом органами прокуратуры.

По запросу архива о нарушении организацией архивного законодательства прокурор или его заместитель выносит представление об устранении нарушений закона (ст. 24, 26 Закона РФ от 17 января 1992 г. N 2202-1 ” О прокуратуре Российской Федерации” ).

Важно!

В течение месяца со дня внесения представления прокурора организация должна принять конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона. О результатах принятых мер должно быть сообщено прокурору в письменной форме.

За умышленное невыполнение требований прокурора Кодекс РСФСР об административных правонарушениях предусматривает наложение штрафа в размере до 50 МРОТ.

В случае невыполнения организацией представления прокурора он вправе возбудить уголовное дело или производство об административном правонарушении. Однако уголовная или административная ответственность руководителя или главного бухгалтера за пропажу (несохранность) документов наступает лишь в строго определенных законом случаях*.

Следует иметь в виду, что документы организаций, образовавшихся при приватизации, являются государственной собственностью. А следовательно, за их утрату, как и за похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, предусмотрена уголовная ответственность в соответствии со статьей 325 Уголовного кодекса РФ.

Таким образом, законодательство устанавливает срок и условия хранения документов, составляющих архивный фонд, а также порядок их уничтожения. Контроль за сохранностью документов, относящихся к архивному фонду, осуществляют органы управления архивным делом.

В соответствии с нормативными актами субъектов Российской Федерации в большинстве регионов в случае нарушения архивного законодательства уполномоченные органы вправе налагать административное взыскание на организации в виде штрафа. Органы управления архивным делом вправе также обращаться с соответствующими запросами в органы прокуратуры.

Однако возбуждение уголовного дела или производства по административным правонарушениям по основанию пропажи (несохранности) документов возможно лишь в строго ограниченных случаях.

Источник: http://ocnova.ru/biblioteka/gosty-standarty-zakonodatelstvo-2/sistema-elektronnogo-dokumentooboro/arhiv/poryadok-unichtozheniya-arhivnyh-dokume/

Уничтожения документов

Каждое предприятие, каким-бы родом деятельности оно не занималось, помимо основных задач неизменно сталкивается с вопросами хранения: технологической, финансовой, кадровой документации.

Но каждый документ, в зависимости от важности и секретности находящейся в нем информации, имеет нормированные государством сроки хранения. Это минимальные сроки, которые документ обязан храниться на предприятии.

Окончательные сроки хранения каждого отдельного документа определяет комиссия в составе как минимум из трех специалистов под председательством руководителя предприятия. Каждый документ, подлежащий уничтожению, кладут в плотный бумажный мешок и опечатывают.

Опись документов вносится в протокол, а копия прикладывается к мешку.

Уничтожению подлежит информация на:

  • бумаге;
  • магнитной ленте;
  • дискетах;
  • дисках;
  • флэш-накопителях.

Методы уничтожения документов (архивов)

Наибольшее распространение получили следующие четыре вида уничтожения архивных документов:

Метод Суть метода Достоинства Недостатки
Химический под воздействием химреактивов документы полностью разлагаются надежность дороговизна
Механический уничтожение документов на месте в специальном устройстве — шредере, документы многократно разрезаются на тонкие, перемешивающиеся полоски надежность; возможность выезда шредера к клиенту и повторной переработки
Термический документы сжигаются в специальной печи дешевизна; надежность
Закапывание документы закапывают в землю на специальном могильнике дешевизна длительный период разложения

Химический, термический методы и закапывание могут быть рассмотрены лишь при условии при условии существования возможности вывоза бухгалтерских документов для уничтожения на территории утилизационной компании. Если же по различным соображениям вывоз документов нежелателен, то организовывают уничтожение документов шредером.

Существует определенный порядок уничтожения секретных документов. В зависимости от материала носителя определяют способ уничтожения документов и архивов. Если на предприятии существуют определенные условия, то документы могут быть уничтожены собственными силами. В противном случае заключается договор на утилизацию документов.

Перед уничтожением тщательно проверяют по описи количество:

  • документов;
  • страниц в каждом документе.

При уничтожении документов и архивов может присутствовать представитель заказчика. Утилизационные компании для доказательства полноты уничтожения документов практикуют производить видеосъемку всего процесса утилизации. По окончании составляется акт об уничтожении документов.

Юридические моменты

Прежде, чем заключить договор на утилизацию документов, необходимо удостовериться в наличии:

  • государственной лицензии;
  • документов о праве собственности или об аренде:
  • автотранспорта;
  • шредеров (в том числе передвижных);
  • производственных площадей;
  • земельных участков.

В акте об уничтожении документов фиксируются:

  • список уничтоженных документов;
  • способ и дата утилизации;
  • подписи ответственных лиц.

Стоимость услуг по уничтожению архивных документов

Цена услуг по уничтожению:

  • архивной;
  • секретной;
  • бухгалтерской;
  • коммерческой

документации зависит от:

  • объема документации;
  • материала;
  • периодичности и способа утилизации;
  • транспортных расходов.

Сроки уничтожения документов

Конкретные сроки уничтожения документов зависят от:

  • количества документов;
  • регулярности их накопления;
  • наличия договора.

Поделитесь информацией с друзьями в социальных сетях

Источник: http://punkti-priema.ru/articles/unichtozhenie-documentov

Обеспечение сохранности архивных документов. 1918 – 1941 гг

Egorov S.A. Safekeeping of archival documents in the prewar period. During 1918-1941: Historical aspectАннотацияФормы и методы нейтрализации возникающих угроз уничтожения и утраты архивных документов.Forms and methods of neutralization of emerging threats of destruction and loss of archival documents.Ключевые словаKeywords

Формирование, хранение и использование ретроспективной информации. Нормативно-методическое регулирование деятельности архивных учреждений в области ОСД. Единый Государственный архивный фонд (ЕГАФ). Главное архивное управление НКВД СССР.

Formation, storage and usage of retrospective information. Normative-methodical management of archival institutions

in the GSO. United State Archival Fund (USAF). Main Archival Administration of the

В предлагаемой вниманию читателей журнала «Вестник архивиста» статье автор обращается к деятельности архивных учреждений в области обеспечения сохранности архивных документов (ОСД) в период 1918 – 1941 гг.

Цель данного исследования – выделить в традиционном опыте те формы и методы нейтрализации возникающих угроз уничтожения и утраты архивных документов, которые давали положительный эффект в прошлом и, не утратив своего значения, могут быть с успехом применены в современных условиях.

На заседании межведомственной комиссии по информационной безопасности Российской Федерации (1997 г.), на парламентских слушаниях по проблемам национальной безопасности (1999, 2003 гг.) по докладам руководителя Росархива В.П.

Совет!

Козлова было признано, что ослабление государственного влияния и контроля в области формирования, хранения и использования ретроспективной информации в сфере государственного управления и развития науки и культуры, увеличивает риски физических утрат и несанкционированного использования архивных документов и документной информации, что не соответствует интересам государства и нарушает права человека.

Современное состояние национальной безопасности Архивного фонда Российской Федерации в той постановке, как это рассматривается на государственном уровне, пока не отвечает поставленным целям и задачам . В современном мире, где информация выступает как мощный ресурс влияния на все сферы человеческой деятельности, Архивный фонд Российской Федерации вошел в число объектов повышенной зоны риска.

В практической деятельности архивных учреждений ОСД как важнейшая общественная функция архивов сложилось в самостоятельное направление, включающее организационно-методическое сопровождение, в 1970-е гг. Исследование содержания задач и методов их разрешения в этой области, осуществленное В.Ф. Приваловым, Э.В.

Колосовой, И.В. Ивановой, показало, что представление об ОСД складывалось постепенно и вплоть до конца 1930-х гг. охватывало вопросы: концентрации документов в государственных хранилищах, их учета, организации хранения и использования.

Постепенно круг проблематики ОСД сужался, ограничиваясь учетом документов и организацией их хранения .

Согласно современным правилам ОСД рассматривается как «комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии» .

Подходы к разрешению проблемы угроз уничтожения и утраты документов имели свою специфику в каждый исторический период, оказывая влияние на формирование правовых основ их нейтрализации.

Анализ нормативно-методического регулирования деятельности архивных учреждений в области ОСД как реакции на возникающие угрозы уничтожения и утраты архивных документов в совокупности с публиковавшимися материалами позволяет понять в исторической ретроспективе истоки формирования действующих предписаний со времени принятия декрета СНК РСФСР «О реорганизации и централизации архивного дела» от 1 июня 1918 г.

В 1917 – 1918 гг. реальная угроза гибели культурных ценностей, оказавшихся бесхозными, была чрезвычайно высока. Создание Единого Государственного архивного фонда (ЕГАФ), была той единственной и уникальной мерой, которая позволила в кратчайшие сроки сосредоточить документальное наследие Российской империи в государственных хранилищах.

Было создано в системе Наркомпроса РФ на правах специализированного государственного органа с функцией организационно-методического руководства республиканскими, губернскими архивными органами на местах и с правом непосредственного доклада вопросов архивного дела правительству Главное управление архивным делом (ГУАД).

Его сотрудники развернули масштабную работу по концентрации в государственных архивах объявленных собственностью государства дел и документов министерств, ведомств, учреждений и организаций Российской империи, оконченных делопроизводством к 7 ноября 1917 г.

, а также архивов умерших писателей, художников, композиторов, ученых, общественных деятелей, в том числе хранившихся в библиотеках и музеях .

Главное внимание было направлено на овладение документальными собраниями бывшей царской фамилии, церквей, монастырей, дворцов, национализированных усадеб .

Решалась задача изъятия из бесконтрольного пользования архивных документов, которые содержали опасную для новой власти информацию в области политики, религии, идеологии, культуры.

Положение дел с архивами, оставаясь катастрофическим, рассматривается в этот период правительством наряду с важнейшими вопросами государственного строительства.

Внимание!

В качестве одной из действенных форм влияния на положение дел с архивами использовалось агитационно-пропагандистское воздействие представителей государства, их обращения к руководителям советских и хозяйственных органов. Огромную роль сыграла брошюра управляющего делами СНК РСФСР В.Д. Бонч-Бруевича «Сохраняйте архивы», вышедшая в 1919 г. тиражом 50 000 экземпляров .

Архивные органы в центре и на местах, организуя собирание, учет, охрану архивов, осуществляя инспекторские проверки, зафиксировали массовую гибель архивных комплексов. Исследуя историю архивного строительства в предвоенный период, В.В. Максаков, В.И.

Вяликов приводят многочисленные примеры, свидетельствующие о том, что 1917-1920-е гг. по объему утрат ценнейших архивных комплексов вписали одну из трагичных страниц в историю архивного дела и русской культуры. Объемы погибших материалов исчислялись тысячами.

Вскрывались многочисленные факты сокрытия, купли, продажи, утилизации ценных документов, проникновения в архивы «классово чуждых элементов».

Причины утрат документов нередко связывали с действиями лиц, стремящихся скрыть свое происхождение и биографические данные. Так, бесследно исчез из государственного хранилища фонд Казанского полицейского управления.

Под видом выделения макулатуры из фонда жандармского правления были изъяты ценные материалы, связанные с революционными событиями 1905-1906гг . И все же главной причиной массовых утрат архивных материалов оставалось их бесхозное хранение.

Комиссия в составе представителей РВС, Штаба РККА и Центрархива РСФСР по результатам проверки военных архивов в 1922 г. отмечала, что архивный материал хранился в неохраняемых конюшнях, сараях, в сырых подвалах, значительная часть архивных дел пришли в состояние совершенной непригодности для дальнейшего использования.

В частности, в Военно-ученом архиве (ВУА, ныне в составе РГВИА) все дела находились в хаотическом беспорядке, вываленные из разбитых ящиков, представляют собой стог дел, перемешанных с отбитою штукатуркою и кирпичами .

В 1922 г. в целях повышения статуса архивного ведомства вопросы общего управления, планирования и контроля в области архивного дела из структуры Наркомпроса РСФСР передаются во ВЦИК РСФСР. Основные функции в области управления ОСД от ликвидированного ГУАД переходят Центрархиву РСФСР. Циркуляр ВЦИК РСФСР от 9 июня 1922 г.

«О мерах борьбы против истребления архивных материалов» , обращение председателя ВЦИК М.И.

Калинина к руководителям местных советских органов с требованием усиления борьбы против расхитителей исторических памятников квалифицировали стремление учреждений и национализированных предприятий распродавать в качестве «бумажного хлама» частями и целиком свои архивы, как «хищническое истребление культурного государственного достояния».

Устанавливалось, что в случае нарушения действующих правил об охране архивов виновные подлежали дисциплинарному взысканию или привлечению к судебной ответственности. В этот период издаются первые правоприменительные акты, направленные на повышение ответственности должностных лиц за сохранность архивов. Распоряжение Наркомюста РСФСР № 21 от 14.03.1921 г.

предписывало органам прокурорского надзора на местах уделять внимание заявлениям архивных органов и делам по расхищению, истреблению или не допущенной законом утилизации архивных материалов уделять должное внимание, всякий раз неуклонно привлекать виновных к ответственности, оказывать архивным органам всяческую поддержку в деле собирания ими архивных материалов, если таковые (архивные органы) будут нуждаться в защите закона .

О круге вопросов ОСД и подходах к их решению, формах и методах работы на этом крайне сложном участке деятельности дает представление развернутое постановление, принятое 19 июля 1922 г. Горским ЦИК «Об охране архивных ценностей Горской республики».

Важно!

Руководителям местных советских органов власти и управления было предписано принять самые решительные меры к охранению архивов от расхищения или уничтожения; ежемесячно доставлять Горскому архивному управлению сведения о состоянии архивов, немедленно сообщать о случаях нарушения их сохранности; вменить в обязанность определенных лиц (завхозов, комендантов зданий, управделами и т. д.) наблюдение за сохранностью архивов.

Запрещалась продажа архивов. Виновные в невыполнении или нарушении этих требований, подлежали ответственности по суду. Горскому архивному управлению этим постановлением предоставлялось право конфискации архивных материалов, попавших на рынок и в частные руки без соответствующей визы архивного управления .

Аналогичные постановления были приняты практически повсеместно. Они составили правовую основу, определившую подходы в области защиты архивных документов от угроз хищений и утрат, которые в эти годы включали в основном вопросы физической сохранности документов ЕГАФ.

Вопросы решались посредством усиления контроля, повышения роли местных органов власти, выделения и охраны приспособленных помещений под архивы, нейтрализации угроз распродажи и незаконного уничтожения документов. Важно отметить, что архивные учреждения в этот период изучают зарубежный опыт, в частности, изданную в 1919 г.

брошюру «О принятых на Западе способах сохранения архивных документов» .

В начале 1920-х гг. идеологизация всех сфер государственной и общественной жизни в стране непосредственно затронула и архивы в части охранения архивных документов от несанкционированного доступа. Порядок всеобщей доступности архивов, объявленный в первые годы советской власти для трудящихся масс, потребовалось пересмотреть.

Декрет СНК РСФСР от 31 марта 1926 г. «О порядке использования материалами ЦА РСФСР» (п. 4) предписывал организациям, получившим архивные материалы в пользование, соблюдать устанавливаемые Центрархивом правила их хранения и использования, не допускать к занятиям по архивным материалам посторонних лиц.

Постановление ВЦИК и СНК РСФСР от 28 января 1929 г.

«Об утверждении Положения о Центральном Архивном Управлении РСФСР» установило особые требования к сохранности фондов и документов, отнесенных к категории секретных . В структуре ряда центральных архивов образуются секретные отделы.

Названное Положение о ЦАУ РСФСР явилось исключительно важным нормативно-методическим документом в истории архивного строительства, определив организационные принципы и структуру управления, сеть архивов, состав и содержание Архивного фонда, содержание и развитие основных направлений архивного дела.

Самое широкое освещение в этом Положении получили вопросы ОСД: способы хранения, архивно-техническая подготовка, порядок сдачи органам архивного управления законченных делопроизводством материалов, подлежащих поступлению в Государственный архивный фонд РСФСР, охрана архивов.

Циркуляр ВЦИК РСФСР «Об улучшении постановки архивного дела на местах» от 16 июля 1928 г. предписывал: принять меры к охране архивов районных и волостных исполнительных комитетов, сельских советов и соответствующих им органов . Создавалась единая система управления архивами в центре и на местах.

В середине 1930-х гг. на фоне усиления идеологической борьбы с инакомыслием вопросы борьбы с хищениями документов в архивах стали предметом специального доклада ЦАУ РСФСР правительству, по результатам которого Гражданский кодекс РСФСР был дополнен статьей 23 следующего содержания: «архивные материалы, отнесенные к ведению органов архивного управления, могут быть предметом сделок только в том случае, если эти материалы признаны в установленном порядке подлежащими уничтожению (архивная макулатура)» .

Уголовный кодекс РСФСР был дополнен статьями 78 и 188 об усилении ответственности за нарушение советского законодательства об архивах в тех случаях, когда совершенное преступление повлекло или могло повлечь за собой невозможность своевременного использования документов заинтересованными государственными органами, или когда те же нарушения совершались систематически, а также из соображения корысти и вообще личной заинтересованности.

Постановление ВЦИК и СНК РСФСР от 10 июня 1931 г. «О положении архивного дела на местах» определяло уголовную ответственность за ненадлежащее обращение с архивными материалами, привлечение к судебной ответственности всех виновных в гибели, незаконном уничтожении архивных материалов .

27 июня 1935 г. был принят первый законодательный акт по вопросам архивного дела в СССР – Постановление Президиума ЦИК Союза ССР «О мероприятиях по упорядочению архивного дела Союза ССР» , в котором особо подчеркивалось, что государственные архивы не приведены в порядок, не обеспечена охрана документов, имеющих государственное значение. Впервые обращалось внимание архивного ведомства – ЦАУ РСФСР на неудовлетворительное состояние ведомственных хранилищ – архивов народных комиссариатов и центральных учреждений СССР, определялись задачи архивных учреждений в отношении этих архивов.

В числе угроз архивным документам правительство потребовало устранения причин, прежде всего таких: выцветание документов, связанное с условиями их хранения; отсутствие учета архивных фондов и документов; отсутствие должного регулирования и контроля обоснованности уничтожения документов в ходе их экспертизы.

Важно отметить, что впервые в этом постановлении вопросы экспертизы научно-практической ценности документов привлекли внимание правительства в контексте угроз архивным документам советской эпохи.

Совет!

В целях выполнения названного постановления в структуре ЦАУ был создан отдел ведомственных архивов с функцией контроля работы ведомственных хранилищ, разработки проектов законов и постановлений правительства СССР, указаний, положений, правил, инструкций, методических писем по организации и постановке работы архивов в учреждениях, организациях и предприятиях.

Это был исключительно важный шаг, позволивший в предвоенный период выявить естественные и целенаправленные угрозы архивным документам, подлежащим включению в состав ГАФ СССР, провести значительные работы по упорядочению документов советского периода на стадии их ведомственного хранения.

Через год, в 1936 г. руководство ЦАУ РСФСР докладывало правительству о невыполнении этого постановления рядом ведомств, в архивах которых документы, имеющие научно историческую ценность, «перемешаны» с документами, не имеющими никакой ценности, что материалы первых лет советской власти, написанные чернилами на бумаге низкого качества, подвержены быстрому выцветанию.

Постановление Президиума ЦИК и СНК СССР от 5 февраля 1936 г. «Об упорядочении архивного дела в народных комиссариатах и центральных учреждениях СССР» , установив основные категории документов, отражающие историю социалистического строительства и подлежащие обязательному хранению в архивах, положило начало систематической работе архивной службы с документами советских учреждений.

Этим нормативным актом сохранность документов советского периода была взята под особый контроль не только в государственных, но и в ведомственных архивохранилищах. Однако работа по выполнению поставленных правительством задач концентрации в архивах и сохранения документов советской эпохи встретилось с труднопреодолимыми препятствиями. Для новых поступлений помещений практически не было.

К концу 1930-х гг. наступал срок передачи материалов колхозов, районных, сельских и поселковых советов из районных архивов с переменным составом документов, созданных в 1929 г., в республиканские, краевые и областные государственные архивы .

Приспособленные под архивы помещения и многие дореволюционные хранилища не отвечали требованиям физико-химического хранения документов на бумажной основе.

Принятие новой Конституции СССР, утвержденной 5 декабря 1936 г. Чрезвычайным VIII съездом Советов СССР, и связанные с этим изменения в государственном устройстве, а также общественно-политической жизни потребовали усиления централизации и административных начал в управлении архивным делом. В 1938 г. управление архивами в центре и на местах было передано НКВД СССР.

ЦАУ СССР было преобразовано в Главное архивное управление НКВД СССР (ГАУ НКВД СССР). Этот акт, направленный прежде всего, на контролируемое использование архивной информации, тем не менее, сыграл определенную позитивную роль в осуществлении мер по ОСД.

Архивы перешли на строгий режим охраны помещений, что практически снимало с повестки дня вопросы хищений и несанкционированного доступа к архивным документам. По предписанию НКВД была проведена инвентаризация архивов. Особое место отводилось подбору и расстановке кадров архивных работников с учетом их благонадежности и лояльности к советской власти.

Во многом благодаря этим мерам удалось эвакуировать значительные объемы ценнейших архивных материалов в чрезвычайных условиях внезапно начавшейся в июне 1941 г. войны.

Специально созданный методический сектор ГАУ НКВД СССР в сжатые сроки сумел подготовить к изданию серию необходимых нормативно-методических пособий.

В числе важнейших: «Правила составления инвентарной описи архивных материалов в государственных архивах СССР» (1938), позволившие существенно продвинуться в деле ликвидации неучтенных и неописанных «завалов» архивной россыпи; «Правила систематизации архивных материалов в государственных архивах СССР» (1938) и «Правила определения архивного фонда» (1939).

Эти документы заложили научные основы группировки, фондирования и описания документов, составления к ним научно-справочного аппарата. «Указания об улучшении работы районных архивов и архивов военных учреждений» и циркуляр «О проверке наличия и состояния документальных материалов в государственных архивах» (1940) явились важным шагом для устранения нарушений в хранении и учете документов, в том числе районного звена и военных учреждений.

Накануне войны, созданная как организационно-методический орган при ГАУ СССР Центральная экспертная комиссия (ЦЭПК), проводила рассмотрение результатов массовой экспертизы ценности документов в наркоматах, предотвращая уничтожение ценных архивных комплексов.

Внимание!

К началу Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. можно говорить о сложившейся единой системе управления архивами страны и, прежде всего, в организации, способах и приемах упорядочения, описания, учета архивных материалов, что создавало определенные условия для нейтрализации угроз уничтожения и утрат архивных документов.

Положительное развитие ситуации в области ОСД, как показал опыт, было возможно только при централизованном управлении отраслью, комплексном подходе к реализации нормативных, методических, организационных и практических мер с соответствующим техническим обеспечением.

Источник: http://www.vestarchive.ru/dokymentovedenie/1029--1918-1941-.pdf

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.